Archives, Governance and Digital Trust: A Conversation with Meherzi Walid
I recently had the pleasure of speaking with Meherzi Walid, Head of Archives Division and Central Registry Office at Al Buhaira Invest in Tunisia.
With more than twenty years of experience in archives, he offers a valuable perspective on the changing role of archivists, digital transformation, records management, preservation, ISO 15489, and the future of digital trust.
Below is our conversation, presented in French and English.
The English text is reproduced as published on LinkedIn. The first answer is labelled “Google translation” in the original.
1. Pour commencer, pouvez-vous vous présenter brièvement et décrire votre rôle actuel chez Al Buhaira Invest ?
Actuellement, je suis Chef de Division des Archives et du Bureau d'Ordre Central au sein d'Al Buhaira Invest. Mon rôle consiste principalement à assurer la gestion, l'organisation, la conservation et la valorisation des archives de l'entreprise, tout en accompagnant leur transition vers le numérique. Je travaille également sur la mise en place et l'amélioration des procédures d'archivage, la gestion des archives intermédiaires et définitives, la numérisation des documents ainsi que le développement de la gestion électronique des documents (GED). Mon objectif est de faire des archives non seulement un espace de conservation, mais surtout un véritable outil de gouvernance, de sécurisation de l'information et d'aide à la décision pour l'entreprise.
1. To begin, could you briefly introduce yourself and describe your current role at Al Buhaira Invest?
I am currently Head of the Archives Division and Central Registry Office at Al Buhaira Invest. My role mainly consists of managing, organising, preserving and promoting the company's archives, while also supporting their transition to digital. I also work on establishing and improving archiving procedures, managing semi-current and permanent archives, digitising documents, and developing electronic document and records management. My aim is to make the archives not only a place of preservation, but above all a real tool for governance, information security and decision-making within the company.
2. Vous avez plus de 20 ans d'expérience dans les archives. Qu'est-ce qui a le plus changé dans le métier d'archiviste en Tunisie pendant cette période ?
Je dirais que le plus grand changement, c'est le passage d'un archiviste principalement chargé de conserver des documents papier à un professionnel qui doit aujourd'hui gérer toute l'information, y compris numérique. Quand j'ai commencé, l'essentiel du travail était autour du classement, du conditionnement et de la conservation des dossiers physiques. Aujourd'hui, avec la digitalisation, la GED, les documents électroniques et l'intelligence artificielle, notre métier est devenu beaucoup plus technologique. Mais une chose n'a pas changé : notre responsabilité de garantir la fiabilité, l'intégrité, la traçabilité et la conservation de l'information. En Tunisie, je pense que le véritable défi aujourd'hui est de réussir cette transformation numérique tout en gardant les bonnes pratiques archivistiques. L'archiviste de demain doit donc être à la fois un professionnel de l'information, du numérique et de la gouvernance documentaire.
2. You have more than 20 years of experience in archives. What has changed most in the archival profession in Tunisia during that time?
I would say that the biggest change is the shift from an archivist mainly responsible for preserving paper documents to a professional who must now manage all information, including digital information. When I started, most of the work centred on classifying, packaging and preserving physical files. Today, with digitisation, electronic document management, electronic records and artificial intelligence, our profession has become much more technological. But one thing has not changed: our responsibility to guarantee the reliability, integrity, traceability and preservation of information. In Tunisia, I think the real challenge today is to make this digital transformation successful while maintaining good archival practice. The archivist of tomorrow must therefore be a professional of information, digital technology and records governance.
3. Dans votre travail quotidien, quels sont les principaux défis liés à la préservation matérielle des archives, notamment le climat, l'humidité ou les conditions de stockage ?
C'est effectivement un enjeu majeur, surtout en Tunisie où le climat peut être assez chaud et humide. Pour un archiviste, la conservation ne consiste pas simplement à mettre les documents dans une salle et à les stocker. Il faut maîtriser plusieurs paramètres : la température, l'humidité relative, la ventilation, la poussière, la lumière, mais aussi les risques liés aux incendies ou aux infiltrations d'eau. Il faut également disposer de rayonnages adaptés et éviter la surcharge des espaces. Dans mon travail à Al Buhaira Invest, nous accordons une attention particulière au suivi des conditions climatiques des magasins d'archives, notamment au contrôle de l'humidité relative. Nous travaillons également sur l'amélioration des équipements et des conditions de stockage. Le défi est donc de trouver un équilibre entre les moyens disponibles et les exigences de conservation, avec un principe simple : mieux vaut prévenir la dégradation des archives que devoir intervenir lorsque les documents sont déjà endommagés.
3. In your daily work, what are the main challenges linked to the physical preservation of archives, especially climate, humidity and storage conditions?
This is indeed a major issue, especially in Tunisia, where the climate can be quite hot and humid. For an archivist, preservation does not simply mean putting documents in a room and storing them. Several factors have to be controlled: temperature, relative humidity, ventilation, dust, light, and also risks linked to fire or water infiltration. Suitable shelving is also needed, and storage areas must not be overloaded. In my work at Al Buhaira Invest, we pay particular attention to monitoring the climatic conditions of archival storage areas, especially the control of relative humidity. We are also working to improve equipment and storage conditions. The challenge is therefore to find a balance between available resources and preservation requirements, with a simple principle: it is better to prevent archival deterioration than to intervene once documents are already damaged.
4. Vous parlez souvent de conformité aux normes et de gouvernance de l'information. Comment les normes internationales, comme l'ISO 15489, influencent-elles votre pratique ?
Pour moi, les normes internationales comme l'ISO 15489 jouent un rôle important, parce qu'elles permettent de structurer et de professionnaliser la gestion des documents et des archives. L'ISO 15489 nous rappelle notamment qu'un document doit être fiable, authentique, intègre et accessible pendant toute sa durée de vie. Cela signifie qu'il faut avoir des règles claires depuis la création du document jusqu'à son classement, sa conservation et, lorsque c'est nécessaire, son élimination ou son archivage définitif. Dans ma pratique à Al Buhaira Invest, je m'appuie sur ces principes pour mettre en place des procédures, améliorer la traçabilité des documents, définir les responsabilités et accompagner la digitalisation et la GED.
4. You often speak about compliance with standards and information governance. How do international standards, such as ISO 15489, influence your practice?
For me, international standards such as ISO 15489 play an important role because they help structure and professionalise records and archives management. ISO 15489 reminds us in particular that a record must be reliable, authentic, complete and accessible throughout its life cycle. This means having clear rules from the creation of the record through to its classification, preservation and, when necessary, destruction or permanent archiving. In my practice at Al Buhaira Invest, I rely on these principles to establish procedures, improve document traceability, define responsibilities and support digitisation and electronic document management.
5. Quelle place occupe aujourd'hui la transformation numérique dans les archives en Tunisie ?
Est-ce une priorité, un défi, ou les deux ? Je dirais que c'est clairement les deux : une priorité et un défi. Aujourd'hui, la transformation numérique est incontournable. Les entreprises produisent de plus en plus de documents numériques, et il ne suffit plus de numériser les archives papier. Il faut aussi savoir gérer, sécuriser, conserver et retrouver les documents électroniques sur le long terme. Le véritable défi, à mon avis, est de faire cette transformation de manière organisée. Il faut avoir une politique documentaire, des procédures, un calendrier de conservation, des règles de sécurité et surtout définir les responsabilités. Dans mon expérience à Al Buhaira Invest, la digitalisation et la GED nous permettent justement d'améliorer l'accès à l'information, de réduire progressivement la dépendance au papier et de mieux assurer la traçabilité des documents. Mais je tiens à souligner une chose : la technologie ne remplace pas l'archiviste. Elle change son rôle. L'archiviste devient davantage un acteur de la gouvernance de l'information et de la transformation numérique.
5. What place does digital transformation occupy in archives in Tunisia today?
Is it a priority, a challenge, or both? I would say it is clearly both: a priority and a challenge. Today, digital transformation is unavoidable. Companies are producing more and more digital documents, and it is no longer enough simply to digitise paper archives. We must also know how to manage, secure, preserve and retrieve electronic records over the long term. The real challenge, in my view, is to carry out this transformation in an organised way. There must be a records policy, procedures, a retention schedule, security rules and, above all, clearly defined responsibilities. In my experience at Al Buhaira Invest, digitisation and electronic document management help us improve access to information, gradually reduce dependence on paper and better ensure document traceability. But I would like to emphasise one thing: technology does not replace the archivist. It changes the archivist's role. The archivist becomes more of an actor in information governance and digital transformation.
6. Vous avez participé au Congrès international des archives à Barcelone. Quelle idée ou rencontre vous a le plus marqué ?
Le Congrès international des archives à Barcelone a été pour moi une expérience particulièrement enrichissante. Ce qui m'a le plus marqué, c'est de constater que, malgré les différences entre les pays, les archivistes sont confrontés à des défis très similaires : la transformation numérique, la préservation des archives électroniques, l'intelligence artificielle et surtout la nécessité de rendre les archives plus accessibles et utiles à la société. J'ai également beaucoup apprécié les échanges avec des professionnels venus de différents pays. Ces rencontres m'ont permis de découvrir d'autres pratiques et de comparer nos expériences. Une idée que je retiens particulièrement est que l'archiviste ne doit plus être seulement le gardien du passé : il doit aussi être un acteur du présent et préparer la mémoire numérique de demain. C'est cette vision que j'essaie aujourd'hui de développer dans mon travail en Tunisie.
6. You took part in the International Council on Archives Congress in Barcelona. What idea or encounter stayed with you most?
The International Council on Archives Congress in Barcelona was a particularly enriching experience for me. What struck me most was seeing that, despite differences between countries, archivists face very similar challenges: digital transformation, the preservation of electronic archives, artificial intelligence and, above all, the need to make archives more accessible and useful to society. I also greatly appreciated the exchanges with professionals from different countries. These encounters allowed me to discover other practices and compare our experiences. One idea that particularly stayed with me is that the archivist must no longer be only the guardian of the past: the archivist must also be an actor in the present and prepare the digital memory of tomorrow. This is the vision I try to develop today in my work in Tunisia.
7. Pour les archivistes d'autres pays qui connaissent peu la scène archivistique tunisienne, qu'aimeriez-vous qu'ils comprennent mieux ?
J'aimerais surtout qu'ils comprennent que la scène archivistique tunisienne est beaucoup plus riche et dynamique qu'on pourrait l'imaginer. La Tunisie dispose de professionnels compétents, d'institutions spécialisées et d'une véritable tradition archivistique. Mais, comme beaucoup de pays, nous sommes aujourd'hui confrontés à de nouveaux défis : la transformation numérique, la préservation des documents électroniques, les moyens techniques et financiers, ainsi que la sensibilisation des organisations à l'importance des archives. Je pense aussi que nous avons beaucoup à partager avec nos collègues étrangers. Nous pouvons apprendre de leurs expériences, mais nous avons également nos propres pratiques, nos solutions et nos expériences de terrain qui peuvent être utiles à d'autres. Pour moi, l'archivistique ne doit pas être une discipline isolée. Les échanges internationaux permettent justement de construire ensemble des solutions adaptées aux réalités de chaque pays.
7. For archivists in other countries who know little about the archival scene in Tunisia, what would you like them to understand better?
I would especially like them to understand that the Tunisian archival scene is much richer and more dynamic than one might imagine. Tunisia has skilled professionals, specialised institutions and a real archival tradition. But, like many countries, we are now facing new challenges: digital transformation, the preservation of electronic records, technical and financial resources, and raising organisations' awareness of the importance of archives. I also think we have much to share with our colleagues abroad. We can learn from their experiences, but we also have our own practices, solutions and field experience that may be useful to others. For me, archival science should not be an isolated discipline. International exchange is precisely what allows us to build solutions together that are adapted to the realities of each country.
8. Quel conseil donneriez-vous à un jeune archiviste qui commence aujourd'hui dans le métier ?
Je lui donnerais trois conseils. D'abord, qu'il maîtrise les fondamentaux du métier : le classement, la conservation, le calendrier de conservation, la réglementation et la gouvernance documentaire. Ce sont les bases qui restent essentielles, même avec les nouvelles technologies. Ensuite, qu'il s'intéresse vraiment au numérique. Aujourd'hui, un archiviste doit comprendre la GED, la numérisation, la conservation des documents électroniques, la cybersécurité et, de plus en plus, l'intelligence artificielle. Et surtout, je lui dirais de ne jamais arrêter d'apprendre et d'échanger avec les autres professionnels. Le métier évolue rapidement. Enfin, je lui dirais une chose que j'ai moi-même retenue après plus de 20 ans d'expérience : ne considérez jamais les archives comme de simples vieux documents. Derrière chaque document, il y a une information, une décision, une preuve et une partie de la mémoire de l'organisation. C'est cette vision qui donne tout son sens au métier d'archiviste.
8. What advice would you give to a young archivist beginning in the profession today?
I would give three pieces of advice. First, master the fundamentals of the profession: classification, preservation, retention schedules, regulations and records governance. These are the foundations that remain essential, even with new technologies. Second, take a real interest in digital technology. Today, an archivist must understand electronic document management, digitisation, the preservation of electronic records, cybersecurity and, increasingly, artificial intelligence. Above all, I would tell them never to stop learning and exchanging with other professionals. The profession is evolving quickly. Finally, I would say something I have learned myself after more than twenty years of experience: never consider archives as simply old documents. Behind every document there is information, a decision, evidence and part of the organisation's memory. It is this vision that gives the archival profession its meaning.
9. Quel projet d'archives récent vous a donné le plus de satisfaction ?
Le projet qui m'a donné le plus de satisfaction récemment est le travail de modernisation de la gestion des archives au sein d'Al Buhaira Invest. Nous avons engagé une démarche qui ne se limite pas à déplacer ou classer des boîtes. L'objectif est de mettre en place une véritable organisation archivistique : inventaire des fonds, amélioration des conditions de conservation, définition des règles de conservation et de tri, préparation à la numérisation et développement de la GED. Ce qui me satisfait particulièrement, c'est de voir progressivement les archives passer d'une logique de stockage à une véritable logique de gestion de l'information. Et pour moi, la réussite d'un projet d'archives se mesure finalement à une chose très simple : pouvoir retrouver rapidement la bonne information, au bon moment, tout en garantissant sa sécurité et sa conservation.
9. Which recent archives project has given you the most satisfaction?
The project that has recently given me the most satisfaction is the work to modernise archives management at Al Buhaira Invest. We have begun an approach that is not limited to moving or classifying boxes. The objective is to establish a genuine archival organisation: collection inventories, improved preservation conditions, definition of retention and appraisal rules, preparation for digitisation and development of electronic document management. What particularly satisfies me is seeing the archives gradually move from a logic of storage to a real logic of information management. For me, the success of an archives project ultimately comes down to something very simple: being able to find the right information quickly, at the right time, while guaranteeing its security and preservation.
10. À votre avis, de quoi les archives auront-elles le plus besoin dans les dix prochaines années ?
À mon avis, dans les dix prochaines années, les archives auront surtout besoin de trois choses : des compétences, des technologies adaptées et une véritable gouvernance de l'information. Le volume des documents numériques va continuer à augmenter, avec l'intelligence artificielle, les documents nativement numériques et les nouveaux outils de travail. Le principal défi sera donc de garantir leur authenticité, leur intégrité, leur sécurité et leur conservation sur le long terme. Mais la technologie seule ne suffira pas. Nous aurons besoin d'archivistes capables de comprendre à la fois les principes archivistiques, le numérique, la cybersécurité et les enjeux de gouvernance. Je pense également qu'il faudra davantage sensibiliser les dirigeants à la valeur stratégique des archives. Les archives ne sont pas une charge du passé : elles sont une ressource pour construire l'avenir. Et je terminerais par une idée qui me tient particulièrement à cœur : l'archiviste de demain ne sera pas seulement le gardien de la mémoire, il sera aussi l'un des acteurs de la confiance numérique.
10. In your view, what will archives need most over the next ten years?
In my view, over the next ten years, archives will above all need three things: skills, appropriate technologies and genuine information governance. The volume of digital records will continue to grow, with artificial intelligence, born-digital records and new working tools. The main challenge will therefore be to guarantee their authenticity, integrity, security and long-term preservation. But technology alone will not be enough. We will need archivists who can understand archival principles, digital technology, cybersecurity and governance issues at the same time. I also think it will be necessary to raise greater awareness among leaders of the strategic value of archives. Archives are not a burden from the past: they are a resource for building the future. And I would finish with an idea that is particularly close to my heart: the archivist of tomorrow will not only be the guardian of memory, but also one of the actors of digital trust.